104.10.00-活動企劃案設計-成功簡報技巧與自信力-休管系-詹翔霖教授 (2)

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Published on October 2, 2015

Author: chanrs

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成功簡報製作: 成功 簡報 製作 詹翔霖教授 - 觀光節慶活動企劃案 [email protected] 0955-268997 教学部落格 http://mypaper.pchome.com.tw/chanrs 簡報真的有這麼重要嗎? : 簡報真的有這麼重要嗎? 簡報的能力,為溝通能力的一項,有些不是很擅長講話的人,他可以將他的思緒做成簡報,讓別人很容易就了解了,而這就是溝通 有結構、章法的表達自己的觀點,就是一種好的溝通方式。 簡報目的: 簡報目的 以活動企劃為目的 以業務銷售為目的 以產品開發為目的 以經營管理為目的 以觀念傳達為目的 以溝通互動為目的 Slide4: 敏感力 邏輯力 談判力 執行力 知識力 文字力 成功簡報人的要項 學習力 Slide5: 成功的 簡報流程 確立簡報的目的與任務 確認簡報的對象 籌備簡報的內容 事前的演練 發表簡報 現場回答問題 事後的檢討 準備 簡報流程 簡報種類: 簡報種類 你口頭報告事情也算簡報,講一堂課也是簡報的一類,你做例行性的專案報告,日常工作報告,都是簡報的一種,長一點的簡報可能一點都不簡短,要講到兩個小時,例如專案里程碑會議,短一點的簡報,可能是 30 秒鐘,例如在電梯中跟你的老闆摘要工作上碰到的問題,簡報依目的、型態、時間長短會有許多不同的面貌。 分析聽眾、找出關鍵目標,簡報成功率最大化 : 分析聽眾、找出關鍵目標,簡報成功率最大化 成功的簡報,除了發話者流暢的溝通術、訊息本身有足夠意義,多數人容易忽略「受眾」在簡報中的重要性。簡報的重點不是你說了多少,而是聽眾吸收了多少;重要的不在你說了什麼,而是聽眾理解到什麼。因此,別忙著埋頭製作簡報,請先分析你的聽眾。 資料來源:《為什麼要聽你說?》,木馬文化。製圖:張凱茹: 資料來源: 《 為什麼要聽你說? 》 ,木馬文化。製圖:張凱茹 簡報 = 溝通 : 簡報 = 溝通 簡報結構 = 你的思考結構 簡報內容 = 你的表達能力 簡報技巧 = 你散發給別人的感覺 口語肢體 = 講話是否有條有理,是否有抑揚頓挫 簡報前置準備 = 你這個人是否懂得預先規劃 簡報目的 = 你能否有效表達你的觀點,說服別人,讓人理解 簡報內容的意義: 簡報內容 的意義 簡報製作原則是在「溝通」的層級下,讓簡報內容能以正確的方式呈現 以協助簡報者更有效率地傳遞想法,進而達成溝通目的。 事前準備-應用6W1H:  簡報的主題( What)          簡報者( Who)  簡報之目的( Why)  簡報的對象( Whom)  最佳的簡報時間( When)  最適的簡報地點( Where)  如何做簡報( How) 事前準備-應用6 W1H 製作簡報的準備: 製作簡報的準備 規劃演講內容 考量聽眾人數的多寡 演講場地大小 硬體設備的 支援 仔細分析聽眾的背景 簡報關鍵三要素: 簡報關鍵三要素 內容 7% 演講者的談話內容 聲音 38% 輔助表達談話內容 態度 / 形象 55% 演講者的外顯 簡報內容整體規劃 : 簡報內容整體規劃 簡報要提升,必須跳脫單一投影片的觀點,讓自己從整體規劃的角度看簡報內容應該如何呈現 簡報內容可以從簡報軟體的檢視模式看出視覺一致性,進行簡報內容的整體規劃就是在製作簡報前 簡報者應該謀定而後動,進行充份的前期規劃後再開始製作內容 簡報的溝通要點: 簡報的溝通 要點 簡報的溝通模式有別於日常生活中的其它媒介,所有媒介所追求的共同目標皆在於使觀眾的眼球停駐時間愈久愈好,簡報的溝通模式卻並非如此。 應 針對簡報者的角色、簡報內容的功能、觀眾注意力的分配,說明彼此之間正確的對應關係。 Slide16: 操作 簡 報軟體的技巧非難事,難的是如何製作出符合簡報正確溝通模式下的簡報內容。 一般簡報內容進行字型、顏色、動畫效果的選擇,熟練的簡報軟體操作技巧反而造成了許多簡報災難。 簡報內容呈現軟體應用技巧發表會,從整份簡報內容的角度來看,就顯得非常雜亂無章。 簡報的溝通力,就在這些無意義的動作、無意識的選擇之下逐漸流失。 簡報的內容求精不求多 : 簡報的 內容 求精不求多 交待重點,一張投影片一至二分鐘 一頁放置一至二個主題 結構為:開場白 (10%) 主 體 內容 (85%) 結語 (5%) 開場白 10%: 開場白 10% 要引起觀眾的聆聽興趣,集中大家的注意力 分享觀眾熟悉且和簡報主題相關的時事,建立彼此關係 當觀眾注意到講者時,就可開始說明簡報意義及內容結構,讓觀眾對於簡報的重點及內容有預期的心理,也較好安排做 學習 的 準備 。 主體內容 85%: 主 體 內容 85% 內容編排的邏輯性,常因過於熟悉簡報內容,而產生投影片順序不符邏輯的盲點,使得 學員 隨著講者作跳躍式的思考。 通常越短的簡報,邏輯性越難建立,所以提早蒐集 講題 內容,全部放入簡報後,再逐步刪除內容,建立簡報的流程順序。 結語 5%: 結語 5% 利用最後的時間回顧全貌, 加強記誦及強化觀 點。 Q&A 時間。 簡報的內容 - 架構與邏輯 : 簡報的內容 - 架構與邏輯 起 承 合 轉 Q & A 彙 整 提 醒 主題 內容 開場破冰 形塑氛圍 目標確立 解決方案 起 : 起 開場破冰 形塑氛圍 自我介紹 加深印象 承 : 承 化繁為簡,盡量以圖、表與動人的文字與簡要的數字來呈現 市場數字分析 蒐集資料的管道 圖表資料必須一目了然、凸顯專業 態勢競爭分析 量化數據,具體比較 善用商品圖片圖表 現況與解決 營運數據整理成有意義的結論 現在方法及可行之道 轉 : 轉 流程圖表是最佳工具 預期效益 將效益轉成數字 將數字轉成圖表 活用各種行銷圖表、流程圖表、效益圖表。 合 : 合 提供 售後服務 感謝參與 學員回饋 彙整 重點提醒 簡報製作觀念 : 簡報製作觀念 從觀眾的角度、簡報者應扮演的角色、簡報內容應該提供的內容,說明簡報內容應該如何建構 簡報內容整體規劃 : 簡報內容整體規劃 站在更高的視野,進行簡報內容的前期規劃 簡報並非「單一投影片」的集合,必須從整份簡報的觀點,並從觀眾的角度出發,以一定的規則貫穿簡報內容。 文字內容製作原則 : 文字內容製作原則 使用簡報內容的特殊語法與觀眾進行溝通 使用深藍色當背景,粉黃色或黃色文字標題。 一頁應有個大標題,四至五個小標題,整體版面不應太擠或字體太小 ﹙ 最小 36 點字 ﹚ 。 色彩對比要大,少用粉紅色 ﹙ 因為在螢幕上會產生發散效果 ﹚ 。圖片檔越小越好。 視覺化內容製作原則 : 視覺化內容製作原則 兼具專業性、溝通性、設計感的視覺化內容表達方式 多媒體教學: 多媒體教學 有錄放影機、 CD 、 LD 、 VCD 、實物投影機與電腦。 或 以用書面資料、幻燈片、投影片、實物、電腦檔案教材、 Internet 、錄影帶、錄音帶、 CD 、 LD 、 VCD 等方式教學。 投影片風格 : 投影片風格 簡 要 簡單風格的投影片,主題清晰明確,容易聚焦,且製作上不需太多技巧。因為畫面簡單,觀眾的注意力會集中在講者,簡報只是作為輔助。此風格適合具有個人魅力、主控力強的講者或是活動性很強的簡報。 投影片風格: 投影片風格 華麗 繁麗 風格的投影片,則是在視覺上很強烈,易吸引注意力,且內容上豐富而舉例多樣。如果希望呈現豐富的內容,讓觀眾在短時間的簡報中即可對內容產生深刻的印象與認識,即適用此類風格。 投影片內容呈現: 投影片 內容呈現 「條列式」是類似筆記,以條列的方式列出內容,簡單又快速 「圖解式」則是運用圖像式思考,以圖形方式呈現。 Slide34: 簡報的風格,無所謂好或壞,僅有適用與不適用的問題,可依講題內容的適合度、個人的喜好習慣去使用後加以選擇。 視覺化呈現方式 : 視覺化呈現方式 將條列句改以視覺化的圖解技巧 採視覺化呈現方式不但是提升簡報品質的關鍵,也是讓想法完整表達的最佳方式,視覺化能提供給觀眾兼顧左右腦的全腦式溝通經驗,讓說服力大幅增加。 簡報者與簡報內容之關係: 簡報者與簡報內容之 關係 簡報內容最常犯的錯誤就是簡報者與簡報內容兩者不分。 如果無法清楚區隔兩者之間的界線, 聽 眾將無法建立起明確的視覺焦點。 將簡報內容成為簡報者與觀眾之間的第二溝通管道。 失敗簡報: 失敗簡報 時間未控制好,當簡報超時太久,即使內容再精彩或資料再豐富, 聽 眾還是會產生負面的情緒,而使簡報效果打了折扣。 平均一張投影片一至二分鐘,學習將簡報的時間控制得剛好,即可有個成功的簡報基底。 內容太多,在一張投影片中放入過多的內容, 則 不易看清楚。 一張投影片中只放一個或二個相關的重點即可。 簡報的製作水準: 簡報的製作水準 建立起簡報秩序,從整份簡報的觀點,而非單一投影片的思維製作簡報內容 具備簡報內容之整體規劃、文字、圖片、圖解、表格製作原則之觀念 能製作出符合簡報設計原則的簡報內容 將簡報內容從純文字方式改以視覺化方式呈現 重點: 重點 簡報應該要注重在視覺的體驗上,用視覺影像來溝通,勝過千言萬字。 故事對於任何人都有很大的吸引力,放棄條列重點式的投影片吧,準備一則故事來展現你的簡報重點。 簡報的設計原則在於,如何以最簡單的方式來吸引觀眾的目光,並與觀眾產生連結,簡報並非講義。講義必須詳盡,而簡報則要掌握簡約與關鍵。 製作的原則或留心的事項 : 製作的原則或留心的事項 學做投影片時,都會從最簡單的字型設定、色彩調整等,發展到陷在動畫特效的奇幻中。 最重要的不是知道要怎麼用,而是要知道怎麼去使用才是適合的 文字編排 : 文字編排 (1) 無論中英文打字,務必依照正式打字規則 (2) 注意文字的編排,如:字距、行距、字型等 (3) 儘量避免拼字或打字錯誤,注意標點符號 (4) 打字規格建議:標點符號要有適當的空格如英文逗號後空格、英文字不要使用中文字型、括弧外空格等 (5) 每頁投影片文字不宜過多或字體太小,依場地大小調整字型與字體,原則上簡報較適用等幅字型,如中黑體、粗圓體、 Arial ,因其筆畫粗細同等,大螢幕上瀏覽較清楚。標題可設 30pt -4 4pt 以上,中間內文字可設為 3 2pt - 24pt 使用通則: 使用通則 螢幕與陳述內容同步: 自己操作、應用遙控器 每張簡報講解時間 約 3-5 分鐘 字體大小: 標題 >44 、內容 >28 、最多七行字 字體的應用 標題: 儷粗圓 、 粗圓體 內文:中圓體、 標楷體 圖表與表格簡單化: 色彩圖片 : 色彩圖片 文不如 表 , 表 不如圖,圖不如例。 (1) 多不見得好,且圖片要和內容相關 (2) 若要列印講義,請選擇白色背景以節省墨水 (3) 選用對比較高的顏色,如深藍色與黃色,視覺上較清楚,亦較不受投影機投射效果的影響 (4) 避免選擇高亮度的顏色,如正紅色配正黃色,視覺上較有負擔 (5) 選色上,以看得清楚為原則,而非以漂亮的顏色為優先 (6) 背景保持單純,太過複雜會使文字不易閱讀 讓文字說話 讓圖表自明: 讓文字說話 讓圖表自明 圖表的使用 表勝於文,圖勝於表 圖表自己就能說故事 圖表只須標題,勿再加上文字解釋圖表 重要的資訊,要講的內容打在備忘稿 圖檔使用: 圖檔使用 善用圖案: 需與主題吻合、不要喧賓奪主、慎用動態圖片 善用照片: 百聞不如一見 背景顏色與文字顏色 背景要單純、與文字要強烈對比 善用動畫: 呈現方式要一致,整場簡報都要同一效果 圖片使用要項: 圖片使用要項 更易理解加深印象 改變當下學習氣氛 合適場合風情習俗 有相關聯的圖片檔 動畫效果 : 動畫效果 動畫具有提升報告的層次感與故事性、增進複雜概念與結構關係之理解、動態突顯圖片所不能表現之相關性等優點。在設計與呈現上宜留意: (1) 適量、適當的使用,寧願沒有也不要多 (2) 將速度設定為最快速 (3) 不做無意義的特效,以節省時間為原則 (4) 動畫方向要符合閱讀的方向 (5) 完成動畫設定後,需利用至少二台以上的電腦進行全部投影片的播放測試,以確認動畫的順序、速度、效果,不斷練習直到整體流程順暢 補充教案: 補充教案 向蘋果學4個精湛的簡報技巧 http://www.managertoday.com.tw/?p=31786 / 張凱茹 : 向蘋果學 4 個精湛的簡報技巧 http://www.managertoday.com.tw/?p=31786 / 張凱茹 從蘋果公司( Apple )的全球開發者大會學到一些簡報技巧。他們高超而專業的展演方式,總是令人印象深刻,也為產品加分。 富比世( Forbes )網站專欄作家卡曼.蓋洛整理出以下 4 個蘋果簡報的原則,多加練習,下次上台時換你驚豔全場 1.吸引觀眾注意: 1. 吸引觀眾注意 只有 90 秒的時間抓住觀眾的眼球,如果甫開場就令人感覺無聊,想重新吸引他們的注意力將十分困難。 以蘋果為例, 2012 年的大會上,觀眾原本預期由執行長提姆 ‧ 庫克開場,結果首先說話的是 iPhone 智慧語音助理 Siri 。 一開頭便引人注目,觀眾當然感興趣。 2.避免使用列點 : 2. 避免使用列點 蘋果的投影片充斥豐富的照片與文字,但沒有條列式的項目符號。 一旦使用項目符號,你的簡報容易充滿一行行文字,陷入視覺匱乏的排版窘境。 蓋洛建議若想使用清單,可在左邊放圖像、右邊放列表,亦可逐項加上動畫,增添展示的變化。 3.加強訊息的易讀性: 3. 加強訊息的易讀性 庫克等人說明資料時,經常會強化資料與觀眾的關聯,讓觀眾更容易理解。 例如,當蘋果介紹一款厚度僅 0.71 英寸的筆記型電腦時,講者便把自己的手指放在電腦旁比對,說:「它比我的手指還要薄。」不只提供資料,應設想如何讓觀眾更容易理解它。 4.投影片力求簡潔與圖像化: 4. 投影片力求簡潔與圖像化 每當庫克提供一個統計資料時,簡報上只會出現這個數字;因此,別寫上滿滿的資訊,一次只需要告訴觀眾一件事。 將文字和概念都圖像化,例如庫克說蘋果已向應用程式開發者開了 50 億美元的支票,簡報上便顯示一張「開給開發者、金額為 50 億美元」的支票。 接受不習慣 就是另種成長 : 接受不習慣 就是另種成長

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